Ansätze für effektive Zeitplanung
Für mehr Struktur im Arbeitsalltag
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Unterbrechungen, Stress und viele oft kleinteilige Aufgaben – so würden viele Arbeitnehmer und Führungskräfte am ehesten ihren Arbeitsalltag beschreiben.
Sicher kennen auch Sie das Gefühl: Unabhängig davon, wie strukturiert und planbar Sie Ihre Zeitplanung angehen, immer wieder gibt es unerwartete Ereignisse, die Ihre Planung durcheinanderbringen. Doch es gibt einige erprobte Methoden zur effektiveren Zeitplanung, um auch Aufgaben in den Tagesablauf zu integrieren, welche unvorhergesehen auf Sie zukommen. Methoden, die jede Führungskraft kennen sollte.
1. Die ALPEN-Methode – Tagesetappen strukturiert planen
Mit der ALPEN-Methode planen Sie Ihre Tagesetappen einfach und ohne spezielle Hilfsmittel. Für die Erstellung eines schriftlichen Tagesplans benötigen Sie diese 5 Eckpunkte:
Mit dieser Methode machen Sie ihre Tagesaufgaben sichtbar und können ihn realistisch und zielgerichtet planen.
2. Einsame Stunden – Nur für Sie
Blocken Sie die ersten und die letzten 30 Minuten Ihres Arbeitstages. Diese beiden Etappen werden gesamt als “einsame Stunde” bezeichnet
In der ersten halben Stunde haben Sie Zeit, um ihren Tag strukturiert zu planen – zum Beispiel mit der ALPEN-Methode. Erst nach dieser Planung nehmen Sie sich Zeit, Ihre Post und Ihre E-Mails zu checken. So verhindern Sie im Vorfeld, dass Einflüsse von Außen Ihre Planung beeinflussen. Denn diese meist vermeintlich dringenden Aufgaben kommen von außen. Für diese unvorhergesehenen Aufgaben planen Sie in Ihrem Tagesplan Pufferzeiten ein.
3. Pufferzeiten – Unvorhergesehenem begegnen
Vor allem unvorhergesehenes bringt Ihren Zeitplan schnell durcheinander – vor allem bei zu knapper Kalkulation. Deshalb sollten Sie bestimmte Pufferzeiten in Ihren Tag einplanen, um diesen Aufgaben Ihre Zeit widmen zu können.
4. Mind Maps – den Überblick behalten
Mit Mind Maps können Sie sich hervorragend einen Überblick über Ihre Aufgaben verschaffen. Dabei können Sie Ihre Gedanken bildhaft darstellen und damit in Ihrem Gedächtnis festigen. Setzen Sie ebenfalls kleinere Teilaufgaben, Meilensteine und Etappenziele in Ihre Mind Map ein – so können Sie erreichtes während Ihres Tages besser kontrollieren und nachvollziehen. Mind Maps eignen sich für kurzfristige ebenso für langfristige Aufgaben und Ziele – so können Sie auch mit Ihrem Team besser und effektiver arbeiten.
5. Unterbrechungen vermeiden – Lassen Sie sich nicht stören
Egal wie strukturiert Ihr Zeitplan auch sein mag – er ist nutzlos, wenn andauernd Störungen auftreten. Oft treten diese Störungen von außen auf, sei es der Chef, die Teamkollegen oder Kunden. Derlei Störungen zu verbannen ist natürlich nicht immer möglich – schließlich müssen Sie als Führungskraft während Ihres Tages auch verschiedene Verantwortungen übernehmen.
Dennoch haben auch Sie wichtige Aufgaben, die viel Konzentration fordern. Blocken Sie sich daher diese Zeiten und lassen Sie während dieser Zeit nur Störungen zu, welche wirklich keinen Verzug dulden.
6. Die PEPE-Regel – Schwerpunkte setzen
Die PEPE-Regel steht für
Mit dieser Regel lassen sich zunächst die wirklich wichtigen Dinge festlegen, die Ihre volle Aufmerksamkeit verlangen. Dies sind in der Regel die Kernaufgaben Ihres eigenen Arbeitsbereiches.
An zweiter Stelle kommt alles, was Sie an diesem Tag unbedingt erledigen müssen.
Danach befassen Sie sich mit den Dingen, die perfekt sein müssen, denn Perfektionismus kostet Zeit und Energie.
Die übrige Zeit verbringen Sie mit Aufgaben, die schnell und effektiv Erfolg versprechen – diese erfordern in der Regel kaum Ausdauer und Energie.
